I A dor: "o Radar saiu limitado"

A cena se repete em indústrias e distribuidoras de Minas que começaram a comprar insumo ou mercadoria direto do fornecedor estrangeiro. O despachante pede a habilitação, o sistema defere na hora e a empresa comemora — até descobrir que foi enquadrada na modalidade Limitada, com teto de US$ 50 mil por período de seis meses. Um contêiner de máquina consome o saldo e o próximo embarque trava.

O limite não é punição: é uma conta automática sobre dados que a Receita Federal já tem, e que costuma subestimar quem é novo, quem está no Simples Nacional ou quem tem caixa mas recolheu pouco tributo federal.

II O que é a habilitação e quem a concede

Toda pessoa jurídica que importa, exporta, adquire mercadoria importada por sua conta e ordem ou encomenda importação precisa estar previamente habilitada como declarante de mercadorias nos sistemas de comércio exterior. A disciplina atual está na Instrução Normativa RFB nº 1.984/2020, alterada pela IN RFB nº 2.098/2022 e pela IN RFB nº 2.292/2025.

A norma é explícita sobre sua finalidade (art. 2º): aperfeiçoar os controles aduaneiros e coibir a atuação fraudulenta de interpostas pessoas, que buscam dificultar a identificação da origem dos recursos aplicados nas operações. Por isso a habilitação é concedida em caráter precário, sujeita a revisão a qualquer tempo (art. 3º, parágrafo único).

A competência para habilitar é do Auditor-Fiscal da Receita Federal (art. 20), mas a concessão pode ser automática, pelo sistema Habilita, no Portal Único de Comércio Exterior (art. 22). O sistema só aceita o requerimento se a empresa cumprir os requisitos de admissibilidade do art. 21: adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), CNPJ "ativo" e CPF dos sócios e administradores regular ou pendente de regularização.

III Modalidades e limites de operação

O art. 16 da IN prevê três modalidades. A Expressa é reservada às sociedades anônimas de capital aberto e suas subsidiárias integrais, além de empresas públicas e sociedades de economia mista. As demais empresas caem na Limitada ou na Ilimitada, conforme a capacidade financeira estimada fique igual ou inferior a US$ 150 mil, ou acima disso.

O art. 17 fixa os tetos da Limitada, sempre para importações em cada período consecutivo de seis meses: US$ 50 mil, se a capacidade estimada for igual ou inferior a esse valor; US$ 150 mil, se ficar entre as duas faixas. Expressa e Ilimitada não têm limite de operação (art. 17, §4º).

O que consome o limite

As importações são computadas pelo valor aduaneiro das mercadorias (art. 17, §1º) — na prática, mercadoria mais frete e seguro internacional, como esclarece o Manual de Habilitação da Receita. O limite alcança o adquirente na importação por conta e ordem e, na importação por encomenda, importador e encomendante (art. 17, §3º). Exportações e importações sem cobertura cambial ficam fora do teto (art. 17, §2º).

A contagem é móvel, não por semestre civil: segundo o Manual da Receita, cada declaração de importação abate seu valor do saldo, que volta a ficar disponível 180 dias depois do registro. Quem encosta no teto não consegue registrar nova declaração até liberar saldo — o bloqueio é do sistema, antes de qualquer autuação.

IV Como a Receita estima a capacidade financeira

O art. 18 da IN delega a sistemática de cálculo à Coordenação-Geral de Administração Aduaneira, que a definiu na Portaria Coana nº 72/2020. Pelo art. 2º da Portaria, a capacidade financeira é estimada pela soma dos recolhimentos de IRPJ, CSLL, PIS/Pasep e Cofins — ou, se for maior, da contribuição previdenciária sobre empregados e contribuintes individuais — efetuados no ano corrente e nos quatro anos-calendário anteriores ao pedido. Olham-se, portanto, os últimos cinco anos de tributos federais efetivamente pagos, e o montante em reais é dividido pela cotação média do dólar dos cinco anos-calendário anteriores. Não entram na conta tributos declarados e não pagos, valores parcelados nem lançamentos de ofício (art. 2º, §2º).

A fórmula explica os enquadramentos baixos: a empresa do Simples recolhe pelo DAS, a empresa nova tem pouco histórico, a empresa com prejuízo fiscal recolhe pouco IRPJ e CSLL mesmo com caixa.

V Como ampliar: a revisão de estimativa

Primeiro caminho: pelo Habilita

Pelo art. 29 da IN, a empresa habilitada na modalidade Limitada pode pedir, no próprio sistema Habilita, a revisão de estimativa. O sistema recalcula a capacidade com as informações disponíveis nos bancos de dados da Receita e reenquadra a empresa, se for o caso. Desde a IN RFB nº 2.292/2025, o reenquadramento não pode resultar em modalidade mais restrita ou limite inferior ao vigente (art. 29, §2º) — pedir não piora a situação.

Segundo caminho: por processo digital

Quando o recálculo automático não basta, o art. 30 permite formalizar o pedido por processo digital, dirigido à unidade da Receita com jurisdição aduaneira sobre o domicílio fiscal da empresa. O requerimento indica o valor, em reais, da capacidade financeira que a empresa considera correta; os fundamentos de fato e de direito; a documentação que os comprove; e a documentação relativa à capacidade operacional.

O art. 4º da Portaria Coana nº 72/2020 lista as hipóteses que justificam a revisão: recursos de livre movimentação ou liquidez imediata registrados em conta Bancos e Aplicações Financeiras do ativo circulante; desonerações tributárias que reduzam os recolhimentos; recolhimentos pelo DAS, no Simples Nacional; recolhimentos de contribuição previdenciária sobre a receita bruta (CPRB); e início ou retomada das atividades há menos de cinco anos.

Para a hipótese mais comum na PME — caixa disponível —, o art. 6º da Portaria exige documentação contábil e bancária: extratos bancários das contas correntes e de aplicações dos três meses anteriores ao pedido, balancetes de verificação mensais do mesmo período, comprovantes de transferência dos recursos com identificação dos remetentes e, se o dinheiro veio de empréstimo, o contrato bancário ou o contrato de mútuo registrado em cartório.

O art. 7º acrescenta a prova de capacidade operacional: contrato social e certidão da Junta Comercial; se o capital foi integralizado nos últimos cinco anos, extratos dos meses do aporte, balanços do período e comprovantes de transferência; contas de energia ou internet dos três meses anteriores; e IPTU e escritura, ou contrato de locação ou de coworking com comprovantes de pagamento.

Com esses documentos, o art. 11 da Portaria refaz a conta com outro numerador — por exemplo, o saldo bancário e de aplicações do mês anterior ao pedido, para quem alega caixa —, e o reenquadramento nunca rebaixa a empresa (art. 12, parágrafo único).

Prazo e deferimento tácito

A análise documental deve ser feita em dez dias, contados da solicitação de juntada dos documentos ao processo digital (art. 56 da IN). Se não for concluída nesse prazo, a revisão é automaticamente concedida, independentemente de manifestação do requerente (art. 56, §1º). Havendo pendência, a Receita lavra termo de verificação documental e a empresa tem dez dias improrrogáveis para saneá-la, reiniciando-se o prazo (arts. 31 e 56, §3º). Sem saneamento integral, o pedido é arquivado (art. 32), o que não impede novo requerimento.

VI Operar acima do limite e a tentação da interposta pessoa

Como o sistema bloqueia a declaração que ultrapassa o saldo, o problema prático raramente é "importar demais": é a solução improvisada quando o embarque já está a caminho. A mais frequente é registrar a importação no CNPJ de outra empresa com habilitação Ilimitada — do sócio, de um parceiro, de uma trading informal —, sem contrato de conta e ordem ou de encomenda e com o pagamento ao exportador saindo do caixa da empresa limitada.

O Decreto-Lei nº 1.455/1976 considera dano ao Erário, punido com pena de perdimento da mercadoria, a ocultação do sujeito passivo, do real vendedor, comprador ou responsável pela operação, mediante fraude ou simulação, inclusive a interposição fraudulenta de terceiros (art. 23, V e §1º). O §2º presume a interposição fraudulenta quando não se comprova a origem, a disponibilidade e a transferência dos recursos empregados. Se a mercadoria já foi consumida ou revendida, a pena se converte em multa equivalente ao valor aduaneiro (art. 23, §3º).

Quem empresta o nome também responde: a pessoa jurídica que ceder seu nome para operações de comércio exterior de terceiros, com vistas ao acobertamento dos reais intervenientes, fica sujeita a multa de 10% do valor da operação, nunca inferior a R$ 5 mil (art. 33 da Lei nº 11.488/2007; art. 727 do Regulamento Aduaneiro, Decreto nº 6.759/2009). E a Lei nº 9.430/1996 manda declarar inapta a inscrição no CNPJ da pessoa jurídica que não comprove a origem, a disponibilidade e a efetiva transferência dos recursos empregados em comércio exterior, ou que realize operações de terceiros para acobertar seus reais beneficiários (art. 81, II e IV, na redação da Lei nº 14.195/2021).

A responsabilidade não fica só no importador de papel: pelo art. 95 do Decreto-Lei nº 37/1966, respondem pela infração, conjunta ou isoladamente, quem concorra para sua prática ou dela se beneficie, o adquirente por conta e ordem e o encomendante predeterminado. E a revisão de ofício da habilitação pode levar à desabilitação, a Procedimento de Fiscalização de Combate às Fraudes Aduaneiras e a representação fiscal para fins penais (arts. 43, 44 e 46 da IN).

Nada disso proíbe usar terceiros: a importação por conta e ordem e a importação por encomenda são vias regulares, previstas na própria IN, desde que as duas empresas estejam habilitadas, a relação esteja formalizada e o fluxo financeiro seja transparente.

VII Passo a passo prático

  • Confira o enquadramento atual no Habilita: modalidade, limite e saldo no período móvel de seis meses.
  • Regularize a admissibilidade: DTE ativo, CNPJ "ativo", CPF de sócios e administradores regular. Sem isso o Habilita nem recebe o requerimento (art. 22, §1º).
  • Peça a revisão automática pelo Habilita primeiro. É imediata e não pode rebaixar a empresa.
  • Escolha a hipótese da Portaria Coana nº 72/2020 que descreve a empresa — caixa disponível, Simples Nacional, CPRB, desoneração ou menos de cinco anos de atividade. Ela define os documentos e a fórmula.
  • Monte o dossiê com o contador: extratos e balancetes dos três meses anteriores, comprovantes de transferência com remetente identificado, prova do capital integralizado, contas de consumo, IPTU ou contrato de locação. Cada documento entra separadamente, com o título previsto no Anexo Único da Portaria; juntar em desacordo é causa de arquivamento (art. 10).
  • Enquanto a revisão não sai, se houver embarque urgente, use importação por conta e ordem ou por encomenda formalizada — nunca o CNPJ de terceiro sem contrato.

VIII Erros comuns de PME

  • Tratar o limite como semestre civil. A contagem é de 180 dias a partir de cada declaração; planejar embarques "para janeiro e julho" não libera saldo.
  • Esquecer frete e seguro. O limite é medido pelo valor aduaneiro, não pelo preço da fatura. Uma compra de US$ 45 mil FOB pode estourar o teto de US$ 50 mil.
  • Deixar a habilitação vencer. Doze meses sem praticar atos nos sistemas de comércio exterior desabilitam a empresa automaticamente (art. 47 da IN).
  • Resolver com o Radar do sócio. É a conduta de maior dano: perdimento da carga, multa de 10% para quem cedeu o nome, responsabilidade solidária e risco de inaptidão do CNPJ.

IX Leia também

X Conclusão

O limite da habilitação no Siscomex é uma estimativa, não um veredito. A IN RFB nº 1.984/2020 e a Portaria Coana nº 72/2020 dizem como a Receita chega ao número, quais hipóteses autorizam revê-lo, que documentos provam cada hipótese e em quanto tempo a resposta deve vir — com deferimento automático se os dez dias passarem em branco.

O trabalho que vale é organizar a contabilidade para que caixa, capital e operação apareçam nos documentos que a norma pede. Feito isso, o teto sobe pela via regular. O atalho pela habilitação de terceiro custa a mercadoria, e às vezes o CNPJ.