Muita empresa paga mais tributo do que a lei exige sem que ninguém tenha feito nada de errado. Não e sonegação, não e fraude do contador: e apenas o regime tributário no piloto automático, repetido ano após ano porque "sempre foi assim". O problema e que a escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real não e natural nem definitiva — e uma decisão econômica que, em regra, pode ser revista a cada ano-calendario.

Este artigo mostra os três pontos onde mora a maior parte dessa conta a mais e um checklist para você conversar com seu contador a partir de fatos, não de achismo.

I A escolha do regime e uma decisão, não um destino

O ponto de partida e mental: regime tributário não e uma característica fixa da empresa, como o CNPJ. E uma opção que a legislação permite, em regra, reavaliar periodicamente. No Simples Nacional, a opção se formaliza em janeiro. A exclusão por vontade da própria empresa produz efeito, em regra, a partir de 1º de janeiro do ano seguinte — com uma ressalva que vale dinheiro: a comunicação feita no próprio mês de janeiro pode produzir efeito já naquele ano-calendário (LC 123/2006, art. 31). Como a diferença é de um ano inteiro de tributação, confirme a data-limite com o contador antes de decidir. Entre Lucro Presumido e Lucro Real, a definição também se da por ano-calendario.

Na prática, isso significa que uma estrutura desenhada ha cinco anos pode hoje estar custando caro — porque a empresa cresceu, mudou de margem, contratou mais gente ou trocou o perfil de clientes, e o regime continuou o mesmo.

II Onde o dinheiro vaza: três pontos de atenção

1. Fator R no Simples Nacional (Anexo III x Anexo V)

Esse e, talvez, o ponto mais subestimado por prestadores de servico. No Simples, parte das atividades de servico pode ser tributada pelo Anexo III (aliquotas menores) ou pelo Anexo V (aliquotas maiores), e o que define o lado e o Fator R. A regra não vale para todo prestador: os serviços do Anexo IV — entre eles construção civil, advocacia, vigilância, limpeza e conservação (LC 123/2006, art. 18, § 5º-C) — ficam fora desse divisor e recolhem a contribuição previdenciária patronal por fora do DAS.

O Fator R e a razão entre a folha de salários dos últimos 12 meses e a receita bruta dos últimos 12 meses. Quando esse indice e igual ou superior a 28%, a tributação ocorre pelo Anexo III; quando e inferior a 28%, pelo Anexo V (LC 123/2006, art. 18, parágrafos 5-J e 5-M, com a redação da LC 155/2016).

Na prática, clínicas, escritórios técnicos e prestadores intensivos em mão de obra muitas vezes estão no anexo mais caro sem saber que esse divisor existe. Para quem está numa atividade sujeita ao divisor, aumentar a folha ou o pro-labore de forma real, para alcancar o patamar de 28% e migrar do Anexo V para o Anexo III, e caminho de planejamento tributário licito e comum — desde que a folha seja efetiva, e não um número de fachada. A própria lei condiciona o anexo ao nível de folha; o que ela não admite e a folha simulada. Para quem está no Anexo IV, o mesmo movimento não muda anexo nenhum: só aumenta custo. Antes de mexer em pró-labore, confirme em qual anexo a sua atividade está.

2. Presunção x margem real no Lucro Presumido

O Lucro Presumido tributa por presunção fixa: a base de cálculo do IRPJ e da CSLL resulta da aplicação de percentuais legais sobre a receita, independentemente do lucro efetivo. Em servicos em geral, a presunção de base do IRPJ e de 32% (Lei 9.249/1995, arts. 15 e 20); no comércio e na industria, os percentuais são menores.

A margem e o primeiro filtro, e ele e simples de enunciar: margem real abaixo da presunção puxa para o Lucro Real, porque você paga sobre o lucro que de fato teve; margem real acima da presunção puxa para o Presumido, porque a lei presume um lucro menor que o efetivo. Mas a margem sozinha não fecha a conta. No Presumido, PIS e COFINS são cumulativos, à alíquota conjunta de 3,65%, sem crédito sobre insumos; no Lucro Real, são não cumulativos, a 9,25%, com crédito. Entram ainda o adicional de 10% de IRPJ sobre a parcela do lucro que exceder R$ 240 mil no ano e o limite de 30% para compensar prejuízo fiscal, que só existe no Real. Empresa de margem baixa cujos custos são majoritariamente não creditáveis pode continuar melhor no Presumido — o inverso do que a regra da margem, sozinha, sugeriria. Sem essa comparação, a empresa não esta decidindo — esta apostando.

3. Limites legais que tiram a opção das suas maos

Os tetos são objetivos e mudam o jogo:

  • Simples Nacional: até R$ 4,8 milhoes/ano de receita bruta (empresa de pequeno porte), com sublimite de R$ 3,6 milhões para recolhimento de ICMS e ISS dentro do regime — acima do sublimite, esses impostos passam a ser apurados fora do Simples (LC 123/2006).
  • Lucro Presumido: disponível para receita bruta total no ano anterior igual ou inferior a R$ 78 milhões (ou R$ 6,5 milhões por mês de atividade, quando inferior a 12 meses) — Lei 9.718/1998, art. 13.
  • Lucro Real: torna-se obrigatório acima desse limite e nas atividades que a lei obriga a apurar pelo lucro real — entre elas instituições financeiras e equiparadas, empresas com lucros ou rendimentos oriundos do exterior, quem usufrui de benefício fiscal de isenção ou redução do imposto, factoring e securitização de créditos (Lei 9.718/1998, art. 14).

III O fator novo de 2026: IRRF sobre lucros distribuidos

Ha uma mudança que altera contas que pareciam estáveis. A partir de 01/01/2026, quando a mesma empresa paga, credita, emprega ou entrega a mesma pessoa física residente no Brasil mais de R$ 50 mil de lucros e dividendos em um mesmo mês, incide IRRF de 10%. Aqui mora o erro de conta mais comum: os R$ 50 mil são o gatilho, não uma faixa isenta. A alíquota incide sobre o total pago no mês, e a lei veda qualquer dedução da base. Numa distribuição de R$ 60 mil no mês, a retenção é de R$ 6 mil, não de R$ 1 mil. Havendo mais de um pagamento no mesmo mês, o imposto é recalculado sobre o total (Lei 15.270/2025, que inseriu o art. 6º-A na Lei 9.250/1995).

Ha uma janela de transição que muita empresa deixou passar sem perceber. Não se sujeitam a essa retenção os lucros e dividendos que reúnam três condições: sejam relativos a resultados apurados até o ano-calendário de 2025, tenham tido a distribuição aprovada até 31/12/2025 e sejam pagos nos termos originalmente previstos no ato de aprovação. Se a sua empresa deliberou lucros em 2025 e ainda vai pagá-los nos próximos anos, vale conferir se a ata e o cronograma sustentam esse enquadramento.

Isso reduz parte da vantagem histórica de remunerar o sócio via lucro isento e exige refazer a conta de quem desenhou a estrutura ha anos contando com isenção total na distribuição. Não e o fim da PJ nem do lucro distribuido — e um novo parâmetro que entra na comparação entre regimes e formas de remuneração do sócio.

Vale um registro adicional: a economia tributária via PJ tem limite jurídico. O STF reconheceu a licitude da terceirização e de outras formas de divisão do trabalho entre pessoas jurídicas distintas (Tema 725, julgado em conjunto com a ADPF 324), mas isso não blinda estrutura que mascare relação de emprego — pessoalidade, não eventualidade, subordinação e onerosidade, nos termos dos arts. 2º e 3º da CLT. E o quadro não está estabilizado: o STF reconheceu repercussão geral no Tema 1.389, em que se decidirá a licitude da contratação de trabalhador autônomo ou pessoa jurídica e a quem cabe o ônus de provar a fraude. Até agosto de 2026 não há tese firmada e parte da tramitação segue suspensa. Quem monta ou mantém estrutura de PJ precisa acompanhar. Planejamento e legitimo; simulação, não.

Registre-se que a incidência do IRRF de 10% está sendo discutida no Supremo Tribunal Federal: a OAB questiona a aplicação dessa retenção a sócios de microempresas e empresas de pequeno porte optantes do Simples Nacional (ADI 7917). A liminar foi indeferida em dezembro de 2025 e o mérito segue pendente. Ou seja: a regra está valendo e deve ser cumprida, mas o tema não está encerrado.

IV O que a reforma do consumo já muda na escolha do regime

2026 é o ano de teste do IBS e da CBS. Os dois tributos já aparecem no documento fiscal, em alíquotas de teste, e o recolhimento é dispensado de quem cumpre as obrigações acessórias previstas na legislação (LC 214/2025, com as alterações da LC 227/2026). Ainda não pesa no caixa, mas já muda uma conta.

Para quem está no Simples Nacional e vende para outras empresas, a decisão deixou de ser apenas "Simples, Presumido ou Real". O optante do Simples recolhe o IBS e a CBS dentro do DAS, em valor reduzido — e o cliente pessoa jurídica se credita apenas desse valor menor. Na prática, o seu preço pode ficar mais caro aos olhos de quem compra. A LC 214/2025 abre uma alternativa: permanecer no Simples para os demais tributos e recolher o IBS e a CBS pelo regime regular, por fora do DAS, o que gera crédito integral ao adquirente.

Não existe resposta única, e a escolha depende de números. A pergunta que passa a valer, e que não estava no roteiro de dois anos atrás, é: quanto do meu faturamento vem de clientes pessoa jurídica que se creditam de tributo?

V Na prática

O erro mais comum não e escolher o regime difícil — e nunca revisar a escolha. Empresa que mantem o mesmo regime por inercia, sem olhar margem, folha e faturamento do último ciclo, esta deixando a decisão para o acaso. A revisão certa parte sempre de números reais da sua contabilidade, não de regra geral de internet.

VI Checklist de revisão de regime

  • Qual e o Fator R atual da empresa (folha 12 meses / receita 12 meses)? Esta acima ou abaixo de 28%?
  • Se presto servico no Simples, estou no Anexo III ou no Anexo V — e isso esta correto para o meu Fator R?
  • Qual e a minha margem real dos últimos 12 meses, comparada com a presunção do Presumido para a minha atividade?
  • Meu faturamento anual se aproxima de algum limite (R$ 3,6 mi de sublimite, R$ 4,8 mi do Simples, R$ 78 mi do Presumido)?
  • Como remunero os sócios hoje? Se alguma pessoa física recebe mais de R$ 50 mil de lucros da mesma empresa em um mesmo mês, o IRRF de 10% incide sobre o total daquele mês — já refiz essa conta?
  • Quanto do meu faturamento vem de clientes pessoa jurídica que se creditam de tributo — e já comparei, com números, permanecer no Simples com o IBS e a CBS dentro do DAS ou recolher esses dois tributos pelo regime regular?
  • Minha estrutura de PJ resiste a uma analise de substância, ou ha risco de ser lida como relação de emprego?
  • Quando foi a última vez que esse desenho foi revisado com base em números atualizados?

VII Conclusao

Não existe regime tributário "melhor" no abstrato. Existe o melhor para a sua empresa, com a sua margem, a sua folha e o seu faturamento, neste ano. A diferença entre pagar o necessário e pagar a mais costuma estar em três lugares: o Fator R que ninguém calculou, a margem real que ninguém comparou com a presunção, e a revisão que nunca aconteceu.

Se você não sabe responder de cabeca em qual regime esta e por que, vale levar este checklist ao seu contador e, quando o tema envolver risco jurídico — estrutura societária, contratos, PJ —, buscar orientação técnica especifica para o seu caso.

Conteudo informativo, sem natureza de consultoria ou parecer para caso concreto. Cada situação depende de diagnóstico contabil e jurídico individualizado. TR Advocacia — Thiago Reis, OAB/MG 117.867.