Muita empresa paga mais tributo do que a lei exige sem que ninguém tenha feito nada de errado. Não e sonegação, não e fraude do contador: e apenas o regime tributário no piloto automático, repetido ano após ano porque "sempre foi assim". O problema e que a escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real não e natural nem definitiva — e uma decisão econômica que, em regra, pode ser revista a cada ano-calendario.

Este artigo mostra os três pontos onde mora a maior parte dessa conta a mais e um checklist para você conversar com seu contador a partir de fatos, não de achismo.

I A escolha do regime e uma decisão, não um destino

O ponto de partida e mental: regime tributário não e uma característica fixa da empresa, como o CNPJ. E uma opção que a legislação permite, em regra, reavaliar periodicamente. No Simples Nacional, a opção se formaliza em janeiro; a exclusão a pedido produz efeito, em regra, no ano seguinte. Entre Lucro Presumido e Lucro Real, a definição também se da por ano-calendario.

Na prática, isso significa que uma estrutura desenhada ha cinco anos pode hoje estar custando caro — porque a empresa cresceu, mudou de margem, contratou mais gente ou trocou o perfil de clientes, e o regime continuou o mesmo.

II Onde o dinheiro vaza: três pontos de atenção

1. Fator R no Simples Nacional (Anexo III x Anexo V)

Esse e, talvez, o ponto mais subestimado por prestadores de servico. No Simples, várias atividades de servico podem ser tributadas pelo Anexo III (aliquotas menores) ou pelo Anexo V (aliquotas maiores), e o que define para qual lado a empresa vai e o Fator R.

O Fator R e a razão entre a folha de salários dos últimos 12 meses e a receita bruta dos últimos 12 meses. Quando esse indice e igual ou superior a 28%, a tributação ocorre pelo Anexo III; quando e inferior a 28%, pelo Anexo V (LC 123/2006, art. 18, parágrafos 5-J e 5-M, com a redação da LC 155/2016).

Na prática, clínicas, escritórios técnicos e prestadores intensivos em mão de obra muitas vezes estão no anexo mais caro sem saber que esse divisor existe. Aumentar a folha ou o pro-labore de forma real para alcancar o patamar de 28% e migrar do Anexo V para o Anexo III e um caminho de planejamento tributário licito e comum — desde que a folha seja efetiva, e não um número de fachada. A própria lei condiciona o anexo ao nível de folha; o que ela não admite e a folha simulada.

2. Presunção x margem real no Lucro Presumido

O Lucro Presumido tributa por presunção fixa: a base de cálculo do IRPJ e da CSLL resulta da aplicação de percentuais legais sobre a receita, independentemente do lucro efetivo. Em servicos em geral, a presunção de base do IRPJ e de 32% (Lei 9.249/1995, arts. 15 e 20); no comércio e na industria, os percentuais são menores.

A lógica e simples de enunciar: se a margem real da empresa for menor que a presumida, o Lucro Real tende a ser mais vantajoso, porque você paga sobre o lucro que de fato teve; se a margem real for maior que a presumida, o Presumido costuma ganhar, porque a lei "presume" um lucro menor do que o efetivo. Sem comparar margem real com presunção, a empresa não esta decidindo — esta apostando.

3. Limites legais que tiram a opção das suas maos

Os tetos são objetivos e mudam o jogo:

  • Simples Nacional: até R$ 4,8 milhoes/ano de receita bruta (empresa de pequeno porte), com sublimite de R$ 3,6 milhões para recolhimento de ICMS e ISS dentro do regime — acima do sublimite, esses impostos passam a ser apurados fora do Simples (LC 123/2006).
  • Lucro Presumido: disponível para receita bruta total no ano anterior igual ou inferior a R$ 78 milhões (ou R$ 6,5 milhões por mês de atividade, quando inferior a 12 meses) — Lei 9.718/1998, art. 13.
  • Lucro Real: torna-se obrigatório acima desse limite ou em atividades vedadas ao Presumido (Lei 9.718/1998, art. 14).

III O fator novo de 2026: IRRF sobre lucros distribuidos

Ha uma mudança que altera contas que pareciam estáveis. A partir de 01/01/2026, a distribuição de lucros e dividendos pela mesma empresa a mesma pessoa física acima de R$ 50 mil/mes passou a sofrer IRRF de 10% (Lei 15.270/2025).

Isso reduz parte da vantagem histórica de remunerar o sócio via lucro isento e exige refazer a conta de quem desenhou a estrutura ha anos contando com isenção total na distribuição. Não e o fim da PJ nem do lucro distribuido — e um novo parâmetro que entra na comparação entre regimes e formas de remuneração do sócio.

Vale um registro adicional: a economia tributária via PJ tem limite jurídico. O STF reconhece a licitude da terceirização e de formas alternativas de contratação (Tema 725/ADPF 324), mas isso não blinda estruturas que mascarem uma relação de emprego com os elementos do art. 3o da CLT. Planejamento e legitimo; simulação, não.

IV Na prática

O erro mais comum não e escolher o regime difícil — e nunca revisar a escolha. Empresa que mantem o mesmo regime por inercia, sem olhar margem, folha e faturamento do último ciclo, esta deixando a decisão para o acaso. A revisão certa parte sempre de números reais da sua contabilidade, não de regra geral de internet.

V Checklist de revisão de regime

  • [ ] Qual e o Fator R atual da empresa (folha 12 meses / receita 12 meses)? Esta acima ou abaixo de 28%?
  • [ ] Se presto servico no Simples, estou no Anexo III ou no Anexo V — e isso esta correto para o meu Fator R?
  • [ ] Qual e a minha margem real dos últimos 12 meses, comparada com a presunção do Presumido para a minha atividade?
  • [ ] Meu faturamento anual se aproxima de algum limite (R$ 3,6 mi de sublimite, R$ 4,8 mi do Simples, R$ 78 mi do Presumido)?
  • [ ] Como remunero os sócios hoje, e o IRRF de 10% sobre distribuições acima de R$ 50 mil/mes (a partir de 2026) muda essa conta?
  • [ ] Minha estrutura de PJ resiste a uma analise de substância, ou ha risco de ser lida como relação de emprego?
  • [ ] Quando foi a última vez que esse desenho foi revisado com base em números atualizados?

VI Conclusao

Não existe regime tributário "melhor" no abstrato. Existe o melhor para a sua empresa, com a sua margem, a sua folha e o seu faturamento, neste ano. A diferença entre pagar o necessário e pagar a mais costuma estar em três lugares: o Fator R que ninguém calculou, a margem real que ninguém comparou com a presunção, e a revisão que nunca aconteceu.

Se você não sabe responder de cabeca em qual regime esta e por que, vale levar este checklist ao seu contador e, quando o tema envolver risco jurídico — estrutura societária, contratos, PJ —, buscar orientação técnica especifica para o seu caso.

*Conteudo informativo, sem natureza de consultoria ou parecer para caso concreto. Cada situação depende de diagnóstico contabil e jurídico individualizado. TR Advocacia — Thiago Reis, OAB/MG 117.867.*